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Vorgehensweise und
Ablauf
Dokumentation
Handbuch |
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Führung und
Betreuung durch den
Einführungs- und
Zertifizierungsprozess |
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Vorgehensweise und Ablauf |
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Die Einführung eines
Qualitätsmanagementsystems stellt sich als eine neuartige Aufgabe für
medizinische Einrichtungen dar. Der Grundsatz der schriftlichen
Planung der Einzelprozesse erfordert die Erstellung von
Ablaufbeschreibungen, Arbeits- und Prüfanweisungen für alle
qualitätsrelevanten Tätigkeiten.
Nach den ersten Pilotprojekten stellte
sich die Notwendigkeit heraus, Arbeitszeit und Kosten für diesen
Vorgang zu minimieren,
Dies haben wir erreicht durch den
Einsatz von Musterhandbüchern, die spezifisch auf die jeweilige
Facharztrichtung zugeschnitten sind.
Intensiviert wurden dabei die Analysen
des organisatorischen Umfeldes. |
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1.1 |
Die schriftliche
Festlegung |
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Der Prozess der
schriftlichen Festlegungen ist anfänglich ungewohnt. Aber nach kurzer
Zeit begreifen eigentlich alle Mitarbeiter, dass diese Vorgehensweise
ihnen selbst nützt, dass sie solche Zusammenfassungen eigentlich immer
schon haben wollten, dass sie zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter
dient, dass die eigenen Kladden sozusagen in eine offizielle Form
gebracht werden und dass diese Festlegungen auch dazu dienen, dauernd
gleiche Fragen zu vermeiden.
Die organisatorischen Maßnahmen erweisen sich zumeist als sehr
intensive, herausfordernde Teile des Konzepts. Das letzte Mal hat man
sich zumeist bei Gründung der Einrichtung intensiv mit den
Arbeitsabläufen auseinandergesetzt.
Die Bereitschaft, diese zu verändern, ist unterschiedlich ausgeprägt
und hängt selbstverständlich auch vom Organisationsgrad der
Einrichtung ab. Häufig kommen aber von Mitarbeitern und Ärzten, denen
bei der Visualisierung der Abläufe Engpässe bewusst gemacht werden,
wesentliche Veränderungsvorschläge.
Viele Dinge werden durchgeführt, die man schon lange vorhatte,
zusätzlich wird auch die Umsetzung von wichtigen Vorschriften in die
organisatorischen Gegebenheiten realisiert.
Bislang hat jede medizinische Einrichtung mit unserer Unterstützung
die Realisierung ihres Qualitätsmanagementsystems bewältigt. Und jede
erlebte in unterschiedlichen Ausprägungen die Realisierung als einen
Gewinn
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Tag 1 |
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In einer Startveranstaltung werden
wesentliche Teile der zu erstellenden Dokumentation vorgestellt und
erklärt.
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Gleichzeitig werden
interne Organisation und relevante Abläufe im Team durchgesprochen,
diskutiert und fallweise verbessert. |
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Auf Grund der
erarbeiteten Organisationsstrukturen werden die Aufgaben verteilt. Die
Mitarbeiter müssen ihre Aufgaben beschreiben. Durch die Vorlagen aus
dem Handbuch entfällt die „Angst des Autors vor dem leeren Blatt“,
auch neue Anweisungen können nach dem dann bekannten Schema erstellt
werden. |
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Aus den Korrekturen
entsteht damit ein Kerngerüst von Arbeitsbeschreibungen, die den
ärztlichen Ansprüchen und denen der Mitarbeiter gerecht werden. |
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Manage Med übernimmt die
Beratung, die Korrekturen und die Zusammenführung der Unterlagen in
dieser Phase. Das Ergebnis ist eine auf die medizinische Einrichtung
genau passende Dokumentation. |
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Tag 2 |
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Am Beginn werden offene Fragen
geklärt. Die Funktionen des
kontinuierlichen Verbesserungsprozesses werden vertieft. Die weitgehend fertige
Dokumentation wird vorgestellt und in Kraft gesetzt. Ab diesem
Zeitpunkt sind die Arbeitsanweisungen verbindlich. Natürlich
können, wie typisch für ein Qualitätssystem, Verbesserungen
vorgenommen werden. |
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Tag 3 |
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Nach mindestens 4 Wochen
wird das Qualitätsmanagementsystem in seiner Funktionsfähigkeit durch
ein Internes Audit, das wir durchführen, überprüft. Dabei werden im
Einzelgespräch mit den verschiedenen Organisationseinheiten die
wesentlichen Elemente wiederholt, eventuelle Mängel erkannt und
beseitigt. |
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Tag 4 |
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Das externe Audit wird durch eine
anerkannte Zertifizierungsgesellschaft durchgeführt. Der Auditor
erhält im vorhinein die Dokumente und prüft auf die Einhaltung der
Vorgaben. Zur Sicherheit Ihrer Mitarbeiter
begleiten wir diesen Prozess.
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Weiter
zu
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Dokumentation |
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